Si tu programa emite facturas, la declaración responsable la firmas tú

La conversación suele empezar igual. Alguien nos escribe diciendo «nosotros no somos un programa de facturación, somos un software de gestión de talleres —o de clínicas, o de academias— que además saca facturas».

Y ahí está el problema: a efectos del RD 1007/2023 eso es exactamente un sistema informático de facturación. No importa que sea el 5 % de tu producto ni que lo pidiera un cliente hace ocho años. Si tu programa produce la factura, tu programa es un SIF.

Qué firmas cuando eres el productor

La pieza que sorprende es la declaración responsable. El artículo 13.2 del RD 1007/2023 obliga a que el sistema lleve una declaración, firmada por su productor, que diga que cumple el reglamento. No la firma quien lo usa: la firma quien lo hace.

Y no es un papel suelto. Para poder firmarla, el programa tiene que hacer todo esto:

• Una huella encadenada por factura, que enlaza cada registro con el anterior — de modo que borrar una del medio se note.
• Un QR con el formato exacto que publica la Agencia Tributaria, impreso en la factura.
• La remisión en tiempo real a la AEAT, con certificado, y el tratamiento de sus respuestas y sus rechazos.
• Un registro de eventos propio del sistema.
• Numeración sin huecos, conservación, y la imposibilidad de modificar o borrar lo ya emitido.
• Y la declaración responsable encima, disponible dentro del propio programa de forma «rápida, fácil e intuitiva» — eso lo dice el art. 15.3 de la Orden HAC/1177/2024, con esas palabras.

Nada de eso es imposible. Lo que pasa es que no es tu producto. Es un proyecto entero, con normativa que cambia, con un interlocutor que es la Agencia Tributaria, y con una responsabilidad que firmas tú y responde tu empresa.

Tu fecha no es la de tus clientes

Esta parte se calcula mal a menudo. Las fechas de VeriFactu son 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto.

Pero esas son las fechas en las que tus clientes tienen que estar emitiendo bien. Para que ellos lleguen, tu software tiene que estar listo, probado y desplegado antes. Si tienes clientes que son sociedades —y casi todo el software vertical los tiene—, tu plazo real no es enero de 2027: es el otoño de 2026, con margen para que ellos lo prueben.

Dicho de otro modo: el tiempo que queda no es un año y pico. Son unos meses.

Las tres salidas

No hay muchas más, y conviene mirarlas con los números delante.

1 · Construirlo tú

Es legítimo y hay quien lo hará. Cuenta con la cadena de huellas, el QR, el cliente SOAP contra la AEAT, la gestión de certificados, los reintentos, el registro de eventos, y el seguimiento de cada cambio normativo a partir de ahora. Más la declaración responsable con tu nombre.

Si facturar es el corazón de tu producto, probablemente sea el camino. Si es una pestaña, estás montando una empresa dentro de tu empresa.

2 · Dejar de emitir

Quitar la facturación de tu programa y que el cliente la haga en otro sitio. Es la salida más barata en desarrollo y la más cara en producto: le estás pidiendo a tu usuario que salga de tu software, y una vez fuera puede no volver.

3 · Llamar a una API homologada

Tu programa sigue siendo tu programa y hace una llamada cuando toca emitir. La numeración, la huella encadenada, el QR y la remisión a la AEAT las pone el sistema homologado, y la declaración responsable la firma su productor — que en ese caso no eres tú.

Eso es Motor API. Una llamada:

POST https://api.factuza.com/facturas
X-Api-Key: …
Idempotency-Key: pedido-8842

{ "nifEmisor": "B12345674",
  "destinatario": { "nif": "12345678Z", "nombre": "Ana Ruiz" },
  "base": 1250.00, "tipoIva": 21 }

Y la respuesta trae el número de serie, la huella, la URL del QR y la ruta del PDF. Lo que tarda la AEAT en contestar va por detrás, y cuando contesta te avisamos por webhook: el 201 solo dice «recogido y encolado», y sondear factura a factura no lo hace nadie.

Lo que no te vamos a contar en la portada

Como en el resto de este blog, la parte incómoda va escrita.

El sandbox se pide por correo

Es gratis y no caduca, pero no es autoservicio todavía: nos escribes y te damos el acceso. Lo mismo con el alta del plan: hoy se hace hablando, no con un botón. Preferimos decirlo a que alguien busque un formulario que no existe.

Un NIF solo puede estar dado de alta una vez

La cadena de huellas de un obligado tributario es una sola. Si un cliente tuyo ya está emitiendo por otro sistema con ese NIF, no puede estar además en el tuyo a la vez: hay que decidir cuál emite. No es una limitación nuestra, es cómo funciona el encadenamiento.

Los datos de tus clientes no son tuyos ni nuestros

El obligado tributario es el emisor, y sus facturas son suyas. Nosotros somos el sistema y tú el integrador, pero el titular de esos datos es él. Eso tiene consecuencias en el contrato que conviene mirar antes de firmar, no después.

Y una que es de las dos partes

El reparto de responsabilidades del RD 1007/2023 en este modelo —nosotros productores del sistema, tú comercializador— es la lectura que hacemos de la norma y la que sostiene el producto. Es coherente y es la habitual en el software como servicio, pero si tu asesoría jurídica quiere revisarlo antes de integrarse, nos parece bien y te ayudamos. Es tu responsabilidad la que estás moviendo; mirarla dos veces es lo sensato.

Se paga por obligados, no por facturas

Que es como crece tu negocio: por clientes, no por documentos. Un obligado que emite mil facturas al mes cuesta lo mismo que uno que emite tres.

Sin permanencia. Y el sandbox, gratis y sin límite de tiempo: puedes integrarte entero antes de pagar nada.

Resumiendo

• Si tu programa emite facturas, es un sistema informático de facturación, aunque no lo llames así.
• La declaración responsable la firma el productor del sistema. Hoy, tú.
• Tu plazo es antes que el de tus clientes: ellos entran en enero y julio de 2027, tú tienes que estar listo antes.
• Hay tres salidas: construirlo, dejar de emitir, o llamar a una API homologada y que la declaración la firme otro.