Lo corto

Solo te libras si tu Excel se limita a hacer facturas: escribirlas, imprimirlas y guardarlas. En cuanto hace algo más, Hacienda lo trata como un programa de facturación. Y casi todo el mundo usa su Excel para algo más.

Si tu hoja lleva el libro de facturas emitidas, te saca las cifras del 303 o del 130, o tiene una macro que te arma todo eso, para Hacienda es un sistema informático de facturación. Y un Excel no puede cumplir lo que la ley le exige a un sistema así.

«Pero he leído que el Excel no está afectado»

Es verdad a medias, y la mitad que falta es la que multa. En sus preguntas frecuentes, la Agencia Tributaria dice que el reglamento no afecta a las hojas de cálculo que se usan exclusivamente para tres cosas: meter los datos de las facturas, expedirlas e imprimirlas, y guardarlas.

En cuanto la hoja hace algo más —generar los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad u otros resultados para cumplir con Hacienda—, sí está sujeta. La propia AEAT pone el ejemplo: un listado simple con sus sumas no; una macro que te genera el libro registro, sí.

Ahora abre tu Excel y hazte la pregunta con honestidad:

• ¿Tienes una pestaña con todas las facturas del trimestre que usas para hacer el 303?
• ¿Las columnas de base, IVA y retención te dan ya las cifras que copias en tus impuestos?
• ¿Hay alguna fórmula o macro que te monte el resumen para la gestoría?

Si has contestado que sí a alguna, tu Excel no está «exclusivamente» haciendo facturas.

Por qué un Excel no puede cumplir

Un sistema de facturación que cumple VeriFactu tiene que hacer cosas que una hoja de cálculo no sabe hacer, ni con la mejor plantilla:

• Un registro por cada factura, con una huella que se encadena con la de la factura anterior. Si alguien toca, borra o cuela una factura, la cadena se rompe y se nota.
• No dejar cambiar nada sin rastro. En un Excel cualquiera edita una celda y no queda nada.
• Remitir cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir, en la modalidad VERI*FACTU.
• Un código QR en cada factura que sale de ese registro. Tu cliente lo escanea y comprueba en Hacienda que la factura existe.
• La declaración responsable de quien fabrica el programa, que firma que todo lo anterior se cumple.

La multa, sin letra pequeña

Está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que entró con la ley antifraude de 2021.

• Quien tiene y usa un sistema de facturación que no cumple: 50.000 € fijos por ejercicio. No es un máximo que se gradúa: es la cantidad.
• Quien fabrica o vende ese programa: 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa.
• Es una infracción grave. Y la obligación es de quien factura, así que «ya lo mira mi gestoría» no te cubre: tu gestoría no es la que tiene el Excel.

Las fechas, después del aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025:

Tus tres salidas

1 · Que tu Excel solo haga facturas

Quitas las pestañas de resumen, las fórmulas de impuestos y las macros, y dejas la hoja para escribir, imprimir y guardar. Los libros y los modelos te los hace tu gestoría con sus programas. Es legal, pero pierdes justo lo que te hacía útil el Excel, y pagas a alguien por hacerlo.

2 · La aplicación gratuita de Hacienda

Existe, es gratis y no tiene límite de facturas. Emite las facturas y manda los registros a la Agencia Tributaria. Si lo único que necesitas es facturar y cumplir, es una opción honrada y conviene que lo sepas. Está pensada para emitir y cumplir; lo de alrededor —cobros, gastos, preparar tus impuestos— lo sigues llevando por tu cuenta.

3 · Un programa que cumpla, y que te haga lo que hacía tu Excel

Aquí entra Factuza. Cada factura sale con su huella encadenada, su QR y remitida a Hacienda en el momento. Y lo que hacía tu hoja lo sigue haciendo, pero bien: los borradores del 303 y del 130 salen solos con lo que has facturado, llevas cobros y gastos, y a tu gestoría le pasas el paquete del trimestre en un solo fichero.

• 12 € al mes, sin IVA, el plan Autónomo, sin permanencia. Los 20 primeros clientes pagan 6 € al mes durante el primer año, sin código.
• Tus clientes vienen de tu Excel: lo guardas como CSV y los traes de una vez. Contado paso a paso en cómo cambiarte a mitad de año sin repetir números.

Qué hacer esta semana

1. Abre tu Excel y mira si solo hace facturas o si también te saca el libro o las cifras de tus impuestos.
2. Apunta tu fecha: 1 de enero si eres una sociedad, 1 de julio si eres autónomo.
3. Elige salida ahora, no en diciembre. Cambiar de programa con calma es una tarde; cambiar con prisa es una semana de facturas mal hechas.